C’est le syndic de copropriété qui est chargé de prospecter les offres d’assurances en responsabilité civile et de les soumettre au vote du syndicat des copropriétaires réunis en assemblée générale. Le conseil syndical ou tout copropriétaire peuvent aussi proposer des compagnies d’assurance à condition de l’avoir fait porter à l’ordre du jour de l'Assemblée Générale.

Les assurances copropriété sont généralement des contrats d’assurance d’un an avec tacite reconduction. Cela signifie que si l’assuré ne demande pas la résiliation de son contrat à la date anniversaire, le contrat d’assurance est automatiquement reconduit.

Il n'est pas possible de changer d'assurance en cours d'année. Le syndic peut changer d’assurance copropriété uniquement à la date anniversaire du contrat, en respectant le préavis énoncé par le contrat (souvent de 2 mois). Pour cela, le syndic doit envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception demandant la résiliation du contrat d’assurance de copropriété.

Attention cependant, le syndic devra faire voter le changement d'assurance en assemblée générale pour pouvoir signer un nouveau contrat d'assurance. Mieux vaut donc anticiper le projet de changement d'assureur.